OTTO (Obvious Tennis Tournament Organization)

Zu seinem hundertjährigen Jubiläum hat SWISS TENNIS beschlossen, für seine Mitglieder Informatik-Werkzeuge für die Turnieradministration anzubieten. Die Idee dabei war, neben der Erleichterung für die Turnierleiter bei ihren administrativen Arbeiten, die Integration der Resultate in den zentralen SWISS TENNIS-Computer zu vereinfachen, das heisst die manuelle Daten-erfassung abzubauen. Bedigung war, das die Software unter den heute zum Standard gewordenen Microsoft-Windows Plattformen eingesetzt werden kann. Zudem musste das Produkt für einen Preis erhältlich sein, der die Investition in eine Software auch für einen kleineren Club / Center rechtfertigt.

SWISS TENNIS hat sich entschlossen für die Erstellung einer Turnierapplikation mit der Firma UBIK S.A. zusammen zuarbeiten. Diese in Nyon angesiedelten Software Entwickler brachten schon einige Erfahrung aus tennisspezifischen Projekten mit in diese Partnerschaft.

Das MS-Windows Programm OTTO beinhaltet die automatische Auslosung nach den Reglementen von SWISS TENNIS, Zugriff auf die Klassierungsdaten sämtlicher in der Schweiz lizenzierten Spieler, eine Adressverwaltung, die automatische Generierung einer Datei für die Resultatmeldung sowie die verschiedensten Ausdrucke und Berichte wie Platzbelegungsplan, Listen zur Kontrolle der Lizenzen und Bezahlung der Nenngelder, sowie MS-Excel Datei für die Erstellung von Presselisten etc. Der Druck der Turniertableaux unter Excel kann persönlich angepasst werden. So ist es beispielsweise möglich die Logos von Sponsoren einzufügen.

Nach dem Startschuss zum Vertrieb des Programmes im Sommer 1996 wurde es weiter modifiziert, so können heute auch die Bankverein Club-Cup Turniere verwaltet werden. Der Erfolg der Applikation bei den Turnierleitern liess nicht lange auf sich warten.

Nun konnte mit der Entwicklung einer Clubverwaltungs Software begonnen werden.

Ein Clubverwaltungsprogramm zu erstellen welches die Bedürfnisse der meisten Clubs abdeckt war eine Herausforderung von anderen Dimmensionen. Im Gegensatz zu OTTO wo das Pflichtenheft durch die SWISS TENNIS Reglemente klar definiert war, kennt eine Mitgliederverwaltung andere Gesetze, sind doch die Regelungen und Bedürfnisse in diesem Bereich von Club zu Club sehr verschieden. Clubfunktionäre in verschiedenen Chargen (Präsidenten, Kassiere, Buchhalter und Sekretäre) wurden mit dem Ziel kontaktiert, die Bedürfnisse klar zu definieren. Die aktive Zusammenarbeit mit den Benutzern führte dazu, dass CLASS mit zahlreichen Funktionalitäten ausgerüstet wurde die es erlauben, den grössten Teil der spezifischen Anforderungen abzudecken.

Die Matrix zwischen Mitgliedart und Verrechnungselement bietet zum Beispiel eine grosse Flexibilität im Umfeld der Verrechnung von Gebühren. Die Gebührenstruktur von jedem Club können auf diese Weise in einfachster Art behandelt werden. Ein weiterer Vorteil bietet das Prinzip der Verrechnungszentren. Mehrere Mitglieder können dabei gruppiert werden (beispielsweise eine Familie). Dieser Mechanismus erlaubt es die Anzahl der Rechnungen zu verringern und die unterschiedlichsten Rechnungspositionen einer ganzen Familie in übersichtlicher Weise zu präsentieren. Die verschiedenen Listen und Buchhaltungsauszüge liefern zu jederzeit eine klare Uebersicht der finanziellen Situation in Bezug auf die Mitglieder. CLASS erlaubt es auch, die Rechnungen auf blaue ESR-Einzahlungsscheine der Bank oder Post zu drucken und damit auch die Zahlungen automatisch einzulesen. Damit entfällt der Aufwand für die Erfassung der Zahlungen.