OTTO (Obvious Tennis Tournament Organization)

A l’occasion de son 100^e anniversaire, SWISS TENNIS décidait de proposer à ses membres des outils informatiques pour la gestion des tournois et des clubs. L’idée était d’offrir un standard pour faciliter l’intégration du résultat des compétitions dans le système central et pour aider les clubs dans leur administration quotidienne. Ces logiciels devaient utiliser les nouvelles technologies Microsoft-Windows en passe de devenir le standard informatique. Ils devaient aussi être d’un prix raisonnable.

Après une évaluation des logiciels existants, aucun des programmes de gestion de clubs proposés ne s’avéra satisfaisant. Concernant la gestion de tournois, SWISS TENNIS arrêta son choix sur OTTO de UBIK S.A., une société de service et développement informatique basée à Nyon.

Ce programme MS-Windows intègre le tirage au sort automatique selon le règlement de SWISS TENNIS, les classements en ligne, une gestion d’adresses avec fonctions de publipostage, la génération d’une disquette de résultats pour SWISS TENNIS ainsi que diverses sorties. Notons parmi ces dernières le plan d’occupation des courts, les feuilles de contrôle pour les numéros de licence, le paiement des finances d’inscription et les fichiers MS-Excel pour la presse. De plus l’impression des tableaux est personnalisée. Elle permet par exemple d’incorporer les logos des sponsors.

Le programme était modifié pour gérer la coupe SBS, puis la distribution officielle commença en été 1996. Le succès rencontré auprès des directeurs de tournoi et des centres de tennis fut immédiat.

Il restait à développer la gestion de clubs.

CLASS (CLub ASSistant)

Créer un programme de ce type capable de satisfaire le plus grand nombre était un défi d’une autre envergure. Alors que dans le cas de OTTO le cahier des charges était clairement défini par le règlement de SWISS TENNIS, la gestion des clubs obéit à des usages qui varient fortement d’un club à un autre. Aussi divers responsables de clubs (directeurs, caissiers, comptables et secrétaires) ont été contactés dans le but de rédiger les spécifications. Ensuite une collaboration active avec les utilisateurs a permis d’enrichir CLASS avec de nombreuses fonctionnalités pour satisfaire le plus large éventail des besoins.

Par exemple le concept de matrice entre les types de membre et les éléments de facturation procure une grande flexibilité dans le cycle de facturation. La grille des tarifs de n'importe quel club peut ainsi être reproduite. De même le principe du centre de facturation, regroupant plusieurs membres (typiquement une famille), réduit le nombre de factures tout en offrant une meilleure lisibilité. Les sorties comptables et les divers extraits donnent à tout moment une vision claire et fidèle de la situation financière du club. Enfin, il est possible d'utiliser en standard des BVR bleus avec la banque ou les CCP. Ce qui constitue un gain de temps considérable dans la saisie des paiements.

Aujourd'hui plus de 100 OTTO et 40 CLASS, en versions française et allemande, sont en exploitation dans toute la Suisse et au Liechtenstein. Sans compter les copies pirates, malheureusement inévitables, mais contre lesquelles la nouvelle législation nous donne désormais des armes. Ces chiffres permettent à SWISS TENNIS d'affirmer que les objectifs qu'il s'était fixés ont été atteints. Encouragé par cette réussite, la réalisation des applications centrale et périphérique des championnats Interclubs selon le nouveau règlement a été confiée à UBIK S.A. Initiée à l’automne 1997, cette mission fut, à son tour couronnée de succès, le logiciel ayant passé avec réussite l'épreuve du feu ce printemps.

Pour compléter la palette des produits de gestion d'un club, il manquait encore un système de réservation et de location des courts. Cette lacune sera bientôt comblée. Cette nouvelle application utilisera des codes à barres sur la carte de membre ou Internet. Ce défi nécessite une nouvelle fois de réaliser un cahier des charges aussi précis que réaliste. Pour cela UBIK S.A. collationne actuellement un maximum de règlements internes à propos des réservations. Vous pouvez faire parvenir le vôtre à :