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Glossar

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Besondere Gebühren
Gebühren, die bei der Verrechnung einem Mitglied anstelle der Standardgebühren belastet werden. Diese besonderen Gebühren werden über das Formular Mitglieder bestimmt.
Datenquelle Microsoft Word (oder Excel)
Konsultieren Sie Ihr Dokument Microsoft Word zur Ausführung des Seriendruckes. Die Datenquelle wird durch Diverse Auswertungen Mitglieder und Diverse Auswertungen Verrechnungszentren erstellt.
Erstellung von Rechnungen
Die Erstellung von Rechnungen erfolgt immer im Rahmen eines Verrechnungslaufes.
Es wird eine Rechnung pro Verrechnungszentrum erstellt. Der Ablauf für eine gegebenes Verrechnungszentrum ist der folgende:
  1. Suche von allen Mitgliedern des betreffenden Verrechnungszentrums.
  2. Für jedes Mitglied sind die Beträge ausgewählt (berechnet durch die zu verrechnende Elemente des Verrechnungslaufes), die sich aus den an die Mitgliedart gebundenen Standardgebühren und den dem Mitglied betreffenden besonderen Gebühren ergeben. Jeder gefundene Betrag (wenn nicht null) ergibt eine Rechnungsposition mit einer entsprechenden Anmerkung.
  3. Summe aller Rechnungsposition ergibt den Totalbetrag der Rechnung.

Die Rechnungen, die keine Position haben, werden nicht erstellt.
Beim Löschen einer Rechnung wird die automatische finanzielle Bewegung (entspricht den Verrechnungselementen) ebenfalls gelöscht. Es besteht dann die Möglichkeit, für das Verrechnungszentrum eine neue Rechnung im Rahmen des Verrechnungslaufes zu erstellen.

Siehe auch:

  • Verrechnungsablauf
  • Definition Verrechnungselemente
  • Formular Erstellung von Rechnungen
Oranger ESR
CLASS gibt die Möglichkeit oranger ESR zu drucken, mit der automatischen Aktualisierung der Konten der Verrechnungszentren, indem die ESR Datei eingelesen wird.
Die Verwaltung den Zahlungsdatei erfolgt in drei Phasen.
  1. Einlesen
  2. Analysierung
  3. Verbuchen

Um von diesem Vorgang Gebrauch machen zu können, wird benötigt:

  • Einen Drucker verwenden mit OCR B Charakterset.
  • Einen Vertrag mit PC oder einer Bank haben.
  • Das System durch die PostFinance homologiert haben (Ausdruck + Treiber + Drucker).

Mit der Homologierung liefert die PostFinance die Parameter ESR, die im Formular Stammdaten des Clubs definiert werden müssen.

Finanzielle Bewegung
Es ist:
  • Ein Soll, das bei der Rechnungserstellung von den Verrechnungselementen erstellt wurde
  • Ein Haben, das durch die Bezahlung der Rechnung erstellt wird.

Die finanziellen Bewegungen sind an ein Verrechnungslauf und ein Verrechnungszentrum gebunden.

Grund-Verrechnungselement
Diese von CLASS vordefiniert Elemente sind:
  • Aufnahmegebühr
  • Mitgliedschaftsgebühr
  • Passivgebühr
  • Abonnement Smash
  • Miete Schließfach
Grund Elemente können nicht beseitigt werden. Sie können jedoch anlässlich einer Verrechnung ignoriert werden.
Haben
Summe, die vom Verrechnungszentrum dem Club bezahlt wurde.
Mehrsprachige Verrechnung
Es ist möglich einzelnen Verrechnungszentren in einer anderen Sprache zu verrechen, als in der Sprache in der CLASS auf Ihrem System installiert ist. Wählen Sie dazu die gewünschte Sprache im Feld "Rechnung auf" (Formular Verrechnungszentren). Diese Operation ist vor dem Generieren der Rechnung vorzunehmen.

Achtung

Vergessen Sie nicht die Verrechnungselemente die Sie neu erstellen zu übersetzen.

Mitgliedart
Sie müssen die Mitgliedarten (wie "Chef Familie", "Ehefrau", "Kind", usw.).
Jedem Verrechnungselement sind so viele Standardgebühren zugeteilt wie es Mitgliedarten hat.
Mitgliedstatus
Einem Mitglied wird einer der drei Status zugeteilt:
  • Aktiv
  • Passiv
  • Ausgetreten
Dieser Status wird bei der Verrechnung und beim Seriendruck verwendet.
Platzmiete Saison-Abonnemente
CLASS erlaubt die Verwaltung der Platzmiete Saison-Abonnemente nach Zeitabschnitten (Platz/Zeit) und den Preis der Platzmiete in ein Verrechnungsablauf zu integrieren.
Um diese Leistung zu benützen, müssen Sie die Plätze über die Zeitabschnitte (Platz/Zeit) und die entsprechenden Gebühren durch das Formular Definition der Platzmietegebühren definieren.
Die Zuteilung erfolgt danach über das Formular Mitglieder. Für die Vermietung von Plätzen an Nicht-Clubmitglieder können Sie zum Beispiel eine Mitgliedart "nur Platzmiete" mittels Formular Definition der Gebühren definieren.
Soll
Summe, die das Verrechnungszentrum dem Club bezahlen muss
Standardgebühren
Diese Gebühren sind für alle Mitglieder gültig, bei denen keine besonderen Gebühren zugeteilt worden sind. Sie sind auf ein Verrechnungselement und eine Mitgliedart bezogen.
Titel der Liste
Dieses Dialogfeld erlaubt den Titel des Ausdruckes festzulegen.
Verfügbare Konto
Es händelt sich um ein Konto, das bei den finanziellen Bewegungen, sowie bei der Erfassung der Zahlungen der Rechnung gutgeschrieben oder belastet wird.
Verrechnungsablauf
Der Grund-Verrechnungsablauf ist der folgende:
  1. Definition des Verrechnungslaufes. (Formular Verrechnungsläufe).
    Die einzugebenden Daten sind:
    Bezeichnung
    Zum Beispiel: "Mitgliederbeitrag Sommer 2003". Dieser Text erscheint auf den Rechnungen
    Erstellungsdatum
    In der Erstellphase, CLASS schlägt als Standardwert das Datum vom Tag vor.
    Fälligkeit
    Die zu verrechnenden Elemente
  2. Erstellen von Rechnungen (Formular Rechnungen erstellen). Dieses Formular, das über das Formular Verrechnungsläufe erreichbar ist, erlaubt die Daten des Verrechnungslaufes einzeln zu ändern.
  3. Editieren von Rechnungen (Formular Rechnungen editieren). Dieses Formular erlaubt, die Rechnungen sichtbar zu machen und Bareinnahmen zu tätigen.
  4. Druck der Rechnungen.
  5. Eingang der Zahlungen.
    Die Registrierung der Zahlungen kann manuell auf der Rechnung erfolgen, (Schaltfläche "Zahlungen" im Formular Rechnungen editieren), oder automatisch durch Einlesen der Zahlungsdatei der ESR Datei.
Löschen einer Rechnung:

Es besteht die Möglichkeit, eine nicht bezahlt Rechnung zu löschen. Das Soll des Verrechnungszentrums wird um die Summe der Verrechnungselemente bei der Rechnungserstellung verkleinert.

Siehe auch:

  • Beispiel der Verrechnung
  • Rechnungen erstellen
  • Definition der Verrechnungselemente
  • Gebühren drucken
Verrechnungselement
Jedem Verrechnungselement werden so viele Standardgebühren, wie es Mitgliedarten hat, zugeteilt. Sie beinhalten die Grundelemente und diejenigen, die vom Benutzer definiert worden sind.
Verrechnungslauf
Ein Verrechnungslauf entspricht einem Verrechnungsablauf. Alle finanziellen Bewegungen sowie die Rechnungen sind an einem Verrechnungslauf gebunden. Ein Verrechnungslauf lässt pro Verrechnungszentrum nur eine Rechnung zu.

Siehe auch:

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Letztes Update 25.3.2017