Ubik Informatique

Données du club

Ce formulaire permet de définir les données du club ainsi que certaines valeurs par défaut.
Il est composé de 5 sections:

I) Données du club:

On y saisit les informations génériques du club telles que nom, adresse etc. qui vont figurer sur les sorties imprimées et sur les factures.

Dernier numéro de facture
A la génération des factures ce numéro est automatiquement incrémenté. Il est possible de le recaler sur une nouvelle valeur plus élevée en utilisant ce champ.

Attention:

Si vous le diminuez, vous courrez le risque de générer des factures ayant le même numéro que celles d'un lot précédent.

N° de facture sur n chiffres
Il sert à mettre en forme le N° de facture et à en faciliter la recherche. Ainsi la facture N° 736 deviendra 00736 avec ce paramètre valant 5; le prochain numéro sera 00737.
Conseil
Si vous voulez grouper vos factures par année, vous pourriez définir ces valeurs de la manière suivante pour l'année 2008 (en admettant que vous n'aurez pas plus de 999 factures dans l'année).
  • Dernier numéro de facture : 2008000
  • N° de facture sur n chiffres: 7
Les lignes d'en-tête.
Vous en avez 2 à votre disposition.
Elles vont apparaitre sur les factures.
Le logo du club.
Il est utilisé lors l'impression des factures. Pour insérer un logo dans le champ vous pouvez utiliser le menu "Edition/Coller" ou "Edition insérer un objet".
Couleurs du menu.
Ici vous pouvez personnaliser les couleurs de fond et de texte du menu.
Cliquez sur les "appareils photo" correspondant et choisissez vos couleurs.

II) Valeurs par défaut:

Les défauts sont utilisés lors de saisie de nouveaux membres et centres de facturation.

Finance d'entrée acquittée
Cette case à cocher correspond à l'acquittement déjà effectué de cette finance par un membre nouvellement saisi. Normalement ce défaut est mis lors de la première saisie des anciens membres. Ensuite ce défaut devrait être enlevé pour la saisie des nouveaux membres.
Format des étiquettes
Permet de définir le format par défaut des étiquettes (membres, centres, location). Lors de l'impression vous avez toujours la possibilité de choisir un autre format.

III) Données BVR:

Cette section vous concerne si vous adhérez, ou êtes décidés à le faire, au système BVR auprès des CCP ou d'un organisme bancaire.

Les champs N° adhérent BVR, nom du fichier BVR et "Compte de disponibilité" sont utilisés par la gestion automatique de BVR orange que ce soit avec les CCP ou la banque. Les informations à saisir dans les 2 premiers vous sont fournies par l'organisme auprès duquel vous allez adhérer.

Compte de disponibilité
Définit le compte à débiter lors des paiements par BVR. Si vous décidez d'adhérer au système BVR auprès d'une banque, cette dernière vous fournira les informations à saisir dans les champs "N° Id bancaire" et "Banque Réf. 1 et 2". (ces données ne sont pas nécessaires si vous adhérez au système auprès des CCP)
Hauteur de la section BVR
Sert à paramétrer en fonction de votre imprimante la hauteur du bulletin de versement (par défaut 108 mm)
Police BVR
Sert à paramétrer la police d'imprimante que vous allez utiliser pour la ligne de codage du BVR (par défaut OCR B). Si vous n'avez pas de police conforme à la norme OCR B (Optical Character Reading), vous pouvez en trouver sur Internet ou vous adresser à Ubik qui pourra vous la fournir.
BVR auprès de
Selon que vous travaillez avec CCP (Postfinance) ou une banque les données à saisir ne sont pas les mêmes.
Cliquez sur le bouton qui correspond à votre partenaire pour les BVR

Remarque:

Certians champs (N° adhérent, Bank Réf 1 et 2 et En faveur de) ont une case à cocher sur leur droite. Cela concerne l'impression "papier" de la facture BVR. Cette case, losqu'elle est cochée, indique que le champ doit être imprimé. Lorsqu'elle n'est pas cochée, le champ ne sera pas imprimé. Cela permet d'utiliser les formulaires BVR partiellement pré-imprimés, tels que certaines banques mettent à votre disposition.

IV) Mise en page:

Cette section permet de positionner les différents éléments de la facture. La colonne de gauche concerne la facture standard (sans BVR), la colonne de droite concerne la facture avec BVR.

Les coordonnées des différents éléments sont définies en millimètres par rapport au coin haut gauche de la feuille.
Si pour imprimer les factures vous utilisez des feuilles pré-imprimées avec le logo et/ou l'adresse du club, vous pouvez ne pas imprimer ces deux éléments. Pour cela il vous suffit de vider le contenu des champs correspondants.

V) Facture par mail

Cette section sert à paramétrer l'envoi de la facture par mail.

Adresse Email à utiliser
C'est à cette adresse que sera envoyée la copie de la facture envoyée par mail.
Vous pouvez utiliser l'adresse du club standard, mais il est conseillé de créer une adresse dédiée à l'envoi des factures par mail, de manière à ce que les copies des factures envoyées ne se mélangent pas avec les autres mail que vous recevez.

Remarque:

Pour pouvoir envoyer des factures par mail, vous devez avoir Outlook et un compte pour l'adresse email doit y être défini.
En plus, au moment de l'envoi des factures par mail Outlook doit être ouvert.

Introduction dans le message
Le message lors de l'envoi de la facturee par mail est composé de 3 parties:
  1. Introduction
  2. Corps du message avec les données à saisir dans eBanking (généré par Class)
  3. Formule de politesse
Ici vous définissez l'introduction du message
Introduction dans le message
Ici vous définissez la formule de politesse.
Remarque
Si vous n'utilisez pas le BVR, la facture standard par mail sera envoyée.

Accès depuis

Voir aussi:

Copyright © Ubik SA 2020

Dernière mise à jour 6.8.2016