Ubik Informatique

Accredito

Importo in favore del centro di fatturazione. (di solito il pagamento di una fattura)

Addebito

Importo che il centre di fatturazione deve al club. (di solito corrisponde ad un elemento fatturato)

Disponibilità

Si tratta di un conto ad addebitare o ad accreditare, a l'occasione del pagamento (manuale o automatico con PVR) della fattura.
Dal punto di vista contabile una disponibilità può essere considerata come:

• un conto attivo circolante (Cassa, CCP, banca ecc.),
• un conto di prodotto o carico secondo la struttura del piano contabile (perdite su debitori)

Elemento di fatturazione

È la prestazione che il club è suscettibile di fatturare ai suoi membri.
Dal punto di vista contabile è dunque un prodotto.
A ciascuno di questi elementi sono associate altrettante tariffe standard che ci sono di tipi di membro. Ci sono gli elementi di base più quelli definiti per l'utente.

Elemento di fatturazione di base

È uno degli elementi predefiniti da Class. Questi elementi sono:

• Finanza di entrata
• Quota regolare
• Quota di congedo (membro passivo)
• Abbonamento Smash Magazine
• Affitto armadietto

Un elemento di base non può essere soppresso. Tuttavia essi possono essere ignorati durante la fatturazione.

Fatturazione multilingue

Vous pouvez décider de fatturar certains centres dans une lingua autre que la lingua dans laquelle vous utilisez CLASS. Pour cela définissez "Facturer en" dans il formulario des centri di fatturazione.

Attention

N'oubliez pas de traduire les libellés des elementi de fatturazione que vous créez.

Génération des fatture

La génération des fatture se fait toujours dans le contexte d'un lot.
On émet une fattura pour un centre de fatturazione.
Le mécanisme utilisé est le suivant pour un centre donné, pour autant que le centre n'ait pas déjà été facturé:

1. Recherche de tous les membri du centre considéré.
2. Pour chaque membro :
3. 1. Sélection des montants (compte tenu des elementi à fatturar définis pour le lot) découlant soit du tarif standard lié au tipo de membro, soit du tarif particulier attribué au membro.
   2. Si le montant ainsi trouvé n'est pas nul alors il donne lieu à une position de fattura avec une annotation explicite.
4. La somme de tous ces montants donne le montant total de la fattura.
   Les fatture qui n'ont aucune position ne sont pas générées. Lors de l'effacement d'une fattura le mouvement financier automatique (correspondant aux elementi de fatturazione) est aussi effacé. E allora possibile de générer pour le centre de fatturazione une nouvelle fattura dans le cadre du lot.

Veda anche:

• Ciclo di fatturazione
• Definizione des elementi de fatturazione
• Formulario de génération des fatture

Ciclo di fatturazione

Il ciclo di fatturazione di base è il seguente:

1. Definizione di un batch di fatturazione (formulario dei batch di fatturazione).
   Les informazioni da fornire sono:

   Oggetto

   Per esempio: "Quota annua 2009". Questo testo apparirà sulle fatture

   Data emissione

   Nella fase di creazione, CLASS propone la data del giorno

   Scadenza

   Elementi da fatturare

2. Generazione delle fatture (formulario di generazione delle fatture).
   Questo formulario, accessibile dal formulario di definizione dei batch di fatturazione, permette di modificare ancora i dati di un batch.
3. Edizione delle fatture (formulario di edizione delle fatture).
   Questo formulario permette di visualizzare, e eventualmente di modificare le fatture generate.
4. Stampa delle fatture.
5. Registramento des pagamenti.
   Esso può esser fatto manualmente nella parte "Pagamenti" della fattura, oppure in modo automatico via il trattamento dei file di pagamenti PVR.

Veda anche:

• Esempio di fatturazione
• Generazione delle fatture
• Definizione dei elementi di fatturazione
• Stampa delle tariffe

Affitto campi

CLASS permette de faturare l'affitto dei campi nei rami di un batch di fatturazione.
Pour utiliser cette prestation vous devez definire les courts puis les tranches horaires et leur tariffe associés par il formulario de définition des tariffe de location. L'attribuzione se fait in seguito par il formulario dei membri. Pour la location à des joueurs ne faisant pas partie del club, vous pouvez par exemple definire un tipo de membro "location uniquement" au moyen du formulario de définition des tipi de membro.

Lot de fatturazione

Un lot correspond à un cycle de fatturazione. Tous les mouvements financiers ainsi que les fatture sont rattachés à un lot. Un lot admet une fattura au plus par centre de fatturazione.

Mouvement financier

C'est soit:

• un débit (ou crédit) créé à partir des elementi de fatturazione lors de la génération des fatture
• un crédit généré lors du paiement de la fattura Les mouvements financiers sont attachés à un lot et à un centre de fatturazione

PVR arancione

CLASS propone la stampa delle fatture con PVR (Polizza di Versamento arancione con numero di Riferimento) con aggiornamento automatico dei saldi dei centri di fatturazione. Esso viene fatto via il trattamento dei file di pagament PVR che contengono i pagamenti effettuati.
Il trattamento dei files di pagamenti PVR si fa in tre passi.

• Carica (download) del file
• Analisi del file
• Lettura del file (accredito portato sulle fatture)

Per poter usare questo sistema è neccessario di:

• Disporre di una stampante con la scrittura (font) OCR-B. Essa vi viene fornita da noi.
• Concludere un contratto di adesione con la PostFinance (conto postale) oppure con la banca. Il vostro partner finanziario, vi fornirà i parametri PVR ad inserire nei parametri del club.
• Aver omologato il sistema (software + stampante) presso la PostFinance.

Publipostage / fusion

Vous pouvez utiliser la fusion pour créer (outre les publipostages) un tipo de document dans lequel s'établit une correspondance entre des champs et des dati.
Les sorties diverses dei membri et des centri di fatturazione fournissent ce fichier de dati. Vous pouvez l'ouvrir également depuis Excel afin de faire vos propores analyses ou présentations des dati ainsi selezionate.
Pour exploiter ce fichier de sortie dans Excel:

• Lancez Excel
• Executer "Fichier", "Ouvrir"; puis dans la boîte qui apparait choisissez le nom du fihier sauvegardé avec le tipo "Fichier Texte (*.prn; *,csv; *.txt)"
• Lorsque l'assistant de conversion s'ouvre, précisez le tipo de dati "délimité" et cochez "Point-virgule" comme "Séparateur"
• Cliquez "Suivant" et "Terminer"

A partir de ce moment-là vous pouvez manipuler les dati à votre guise.

Status du membro

Un membro si vede attribuire uno dei tre status possibili:

• Actif
• En congé
• Partito(a)

Ce status est utilisé lors de la fatturazione et du publipostage.

Tarif particulier

Tarif associé ad un membro et qui est pris en compte à la place du tarif standard lors d'une fatturazione. Ces tariffe particuliers se définissent depuis il formulario dei membri.

Tarif standard

Ces tariffe sont applicables pour tous les membri (en fonction de leur tipo) qui n'ont pas de tarif particulier. Ils sont associés à un elemento de fatturazione et à un tipo de membro.

Tipo di membro

Vous devez definire des tipi de membro (tels que "Chef de famille", "Conjoint(e)", "Enfant", ecc.). A chaque elemento de fatturazione sont associés autant de tariffe standards qu'il y a de tipi de membro.

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Veda anche:

• Menù principale
• Per iniziare con Class
• Salvataggio dati (backup)