Ubik Informatique

Ce formulaire est composé de trois sections:

• En-tête de la facture

  Cette section contient:

  • Le lot de facturation dont la facture fait partie.
  • Les données du centre de facturation auquel la facture est addressée.
  • Les totaux facturés et encaissés ainsi que le solde de la facture.

• Les détails de la facturation

  Dans cette section chaque ligne contient:

  • Le membre concerné par la prestation facturée.
    Une liste déroulante permet de sélectionner les membres du centre de facturation concerné.
  • L'élément facturé.
    Une liste déroulante permet de sélectionner les élémements à facturer.
  • Le montant de la prestation (Débit).
    CLASS propose le montant compte tenu du type de membre et de l'élément facturé.
    Ce montant peut être changé.
  • Le libellé.
    CLASS propose le libellé compte tenu de l'élément facturé et du prénom du membre.
    Ce libellé peut être changé.

• Les données des paiements

  Dans cette section chaque ligne contient:

  • La date du paiement.
    Pour un nouveau paiement CLASS propose la date du jour.
  • Le montant du paiement (Crédit).
    Pour un nouveau paiement CLASS propose le montant qui solde la facture.
  • La disponibilité.
    Une liste déroulante permet de sélectionner la disponibilité effective.
  • L'annotation.
    Un texte libre, si on souhaite ajouter un commentaire (p.ex.: 1er acompte).
    Dans le cas d'un paiement par BVR ce champ contient la référence du fichier des paiements.

Voici un exemple:

Ce formulaire permet d'effectuer les opérations suivantes:

Recherche et consultation d'une facture

Selon que l'on accède ce formulaire depuis le formulaire des centres de facturation ou du formulaire des lots de facturation, les factures seront filtrées en conséquence.
Si on l'accède depuis le groupe facturation du menu principal toutes les factures seront accessibles (pas de filtre).
Utilisez les flèches de déplacement et les outils de recherche sur les différents champs (nom, numéro de facture, date etc.) pour trouver la facture qui vous intéresse.

Création d'une facture inividuelle

Pour pouvoir créer une nouvelle facture on doit fournir au minmum les deux informations suivantes:

• Le lot de facturation
• Le centre de facturation

Des listes déroulantes permettent de sélectionner ces informations.
Selon que l'on accède ce formulaire depuis le formulaire des centres de facturation ou du formulaire des lots de facturation, CLASS proposera les valeurs par défaut en conséquence.

Remarque

Les factures sont générées via le formulaire des lots de facturation.

Modification d'une facture

Pratiquement toutes les données de la facture sont modifiables. Ainsi on peut modifier:

• Dans l'en-tête:

• • Le lot de facturation
  • Le centre (pour autant qu'il n'y ait pas de ligne de détail).
  • L'adresse de facturation.
    

    Attention

    Si vous changez l'adresse d'une facture l'adresse du centre de facturation sera changée également!

• Dans les lignes de détail:

• • Créer des nouvelles
  • Modifier les existantes (membre, prestation, montant libellé)
  • Supprimer des lignes (en cliquant sur le sélecteur puis sur la touche "Del")

• Dans les données des paiements:

• • Saisir des nouveaux
  • Modifier les existants (date, montant, disponibilté, annotation)
  • Supprimer (en cliquant sur le sélecteur puis sur la touche "Del".
    

    Remarque

    Il est impossible de modifier ou d'effacer un paiement automatique (BVR).

• Une façon "propre" de corriger une facture

  Lorsqu'une facture générée par le lot de facturation présente des erreurs telles qu'un mauvais montant d'une préstation pour un membre, il est fort probable que ces erreurs proviennent des données du membre ou du centre de facturation telles que:

  • Mauvais type de membre
  • Status du membre incorrect
  • Tarif particuler erroné

  Dans ce cas il est conseillé de procéder de la manière suivante:

  • Supprimez la facture
  • Corrigez les données du centre ou de ses membres
  • Regénérez la facture via le lot de facturation

Impression d'une facture individuelle

Trois formats d'impression de facture sont disponibles:

• Impression des BVR oranges.
• Impression standard (sans BVR).

Remarque

La mise en page des factures est définie dans la section mise en page des données du club.

Saisie des paiements

La saisie des paiements manuels se fait dans la section "Paiements".

Remarque

Si le total des paiements devient égal au montant de la facture, la coche "Payé" de la facture est mise automatiquement.

Suppression d'une facture

Une facture peut être supprimée pour autant qu'elle n'ait pas été payée automatiquement via BVR.

Accès depuis

• menu principal, groupe Facturation
• formulaire des centres
• lot de facturation

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Voir aussi:

• Cycle de facturation
• Impression des données de facturation
• Impression des factures
• Génération des factures